kameon ERP – Eine Riesenerleichterung für das Back Office

Wann ruft man die Firma Mey Generalbau?

Wir sind der Partner bei egal welchen Baumaßnahmen an bestehenden Gebäuden. Als Sponsor des Tübinger Citytriathlon sagen wir auch gern, unser Triathlon heißt Umbau, Ausbau und Sanierung. Ein Geschäftsfeld ist das Umbauen und Modernisieren, das andere die Sanierung bei Gebäudeschäden, von Leitungswasser und Brand bis zu Sturm, Hagel und Überschwemmung.

Sie müssen also eine Vielzahl von Gewerken koordinieren. Keine einfache Aufgabe, oder?

Naja, grundsätzlich muss die Kette als solche gut funktionieren. Das Projekt muss in der gesamten Abwicklung reibungslos laufen. Zuerst einmal im gesamten Handling mit dem Kunden. Vom ersten Kontakt bis zur schlüsselfertigen Übergabe. Dann natürlich bei der baulichen Ausführung von A bis Z. Hier müssen die Baugewerke tatsächlich genau ineinandergreifen. Klappt das nicht, gibt es Verzögerungen und Kostensteigerung.

Es ist ja ganz einfach: Vor dem Maler kommt der Gipser. Hinterlässt der Gipser die Oberflächen unsauber, muss der Maler das spachteln und es dauert länger. Das ist aber um Himmels Willen nur ein Beispiel. Nicht dass ich jetzt Ärger mit unseren Gipsern bekomme! (lacht).

Wie lange gibt es die Mey Generalbau schon?

In dieser Form gibt es uns seit 2002.

Und seit 2015 nutzen Sie kameon. Hatten Sie zu diesem Zeitpunkt schon Erfahrung mit einer systemgestützten Ressourcenverwaltung?

Nein. Wir haben davor alles händisch gemacht und hatten dadurch auch einen entsprechend hohen Leidensdruck. Wir setzen kameon heute im Bereich der Schadensanierung ein, wo es um die Koordinierung einer sehr großen Anzahl von Kleinbaustellen geht. Unser ERP hat da extra ein integriertes Process Management System für die Abwicklung von Schadensfällen. Vorher lief das wie gesagt alles händisch. Bei ständig ungefähr 500 laufenden Projekten kann man sich vorstellen, dass das auf Dauer ein Ding der Unmöglichkeit war.

Und die Entscheidung für kameon somit auch eine Vernunftentscheidung?

Absolut. Wir haben den Bereich vorher faktisch nicht zentral verwaltet, sondern die Projekte liefen in der Einzelverantwortung der jeweiligen Bauleiter. Aber selbst, wenn wir gewollt hätten: Aufgrund der schieren Menge an Projekten war es ab einem bestimmten Zeitpunkt einfach nicht mehr möglich, das ohne Process Management-System übergeordnet zu steuern und zu überwachen. Da kam es dann halt schon mal vor, dass über Wochen vergessen wurde, ein Trocknungsgerät abzuholen, oder nach dem Gipser vergessen wurde, den Maler zu bestellen. Irgendwann haben wir dann gesagt, jetzt müssen wir mal nach einer Lösung schauen.

...und nutzen nun Sie jetzt kameon in diesen Bereichen?

Genau. Im Process Management und in der Vereinheitlichung unserer Unterlagen, Vorgänge und Daten. Und wir fangen auch an, kameon als klassisches ERP unternehmensweit einzuführen, also zum Beispiel in der Rechnungstellung.

Wie sind Sie gerade auf kameon gekommen?

bitbase und wir hatten über Jahre einen gemeinsamen Geschäftspartner, so lernten wir uns kennen und irgendwann fuhr mir dann ein Linienbus in Reutlingen über den Weg, auf dem für kameon geworben wurde. Da hab ich dann direkt zum Telefonhörer gegriffen.

Und wie haben Sie dann die Zusammenarbeit mit kameon erlebt?

kameon hat uns von Anfang an sehr gut begleitet. Gerade auch in der ersten Sondierungsphase, wo man überhaupt erst einmal Bedarfe erhebt. Wo Prozesse zum ersten Mal verschriftlicht und abgebildet werden. Hinterher wurden dann die entsprechenden EDV-Lösungen entwickelt, die uns wirklich sehr viele Impulse gegeben haben, Prozesse zu überdenken und zu optimieren.

Wie hat sich die Veränderung mit kameon spürbar gemacht?

Nun, wir haben jetzt eine durchgängige Qualität in all unseren Dokumenten. Wir sparen sehr viel Aufwand, weil wir Stammdaten nur ein einziges Mal eingeben müssen. Und wir besitzen mit der ERP von kameon ein sehr gutes Tool für den Projektleiter oder den Teamleiter, um den Überblick zu behalten.

Wir haben ein Dashboard, indem der Bauleiter seine einzelnen Projekte sieht und in welchem Stadium sie sich gerade befinden. Da kann kein Auftrag mehr zwischen zwei andere rutschen und verloren gehen, wie es vorher vielleicht mal passiert ist.

Wie hat man sich das konkret vorzustellen?

Nehmen wir das Beispiel von dem Gipser und dem Trocknungsgerät. Wenn heute die Trocknung abgebaut ist und der Maler lässt auf sich warten, so ist das genau dokumentiert. Nach einer bestimmten Frist erhält zuerst der Bauleiter eine Warnmeldung, dann der Teamleiter usw. So ein System muss natürlich aktiv nachgehalten werden und braucht Zeit, bis es von allen Mitarbeitern auch gelebt wird. Das ist unser großes Ziel für dieses Jahr.

Klingt so, als müssten Sie da noch Überzeugungsarbeit leisten?

Wollen Sie das wirklich hören? (lacht). Also das Feedback ist nicht durchweg positiv. Es kommt hier einfach wie überall darauf an, wen man fragt. Der Aufwand, die Projekte in dem System zu pflegen ist neu. Der Bauleiter hat natürlich aus seiner Wahrnehmung heraus erst mal mehr Arbeit. Und bis der langfristige Gewinn spürbar wird, das braucht seine Zeit. Das ist einfach der Komplexität geschuldet.

Ich bin trotzdem froh, dass wir es haben. Für das Back Office ist es zum Beispiel eine Riesenerleichterung: Auftragsformular, Abtretung, Abnahmeprotokoll, Bericht – das alles erschlägt sich jetzt jeweils mit einem einzigen Knopfdruck.

Vor dem Hintergrund Ihrer Erfahrungen – welchen Tipp würden Sie anderen geben?

Ich kann nur jedem empfehlen, am Anfang eine Power-User-Gruppe zu bestimmen, mit der man fernab der großen Bühne, quasi im Trockenen, eventuelle Kinderkrankheiten oder Probleme ermittelt, bevor man das System im Unternehmen ausrollt.