Videoüberwachung im Unternehmen: So vereinen Sie Sicherheit und Datenschutz
Videoüberwachungsanlagen gehören für viele Unternehmen zum Repertoire an Sicherheitsvorkehrungen. Doch wer filmt, trägt auch Verantwortung. Denn: Jeder Kameraeinsatz, bei dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, greift in die Persönlichkeitsrechte von Betroffenen ein und unterliegt strengen Datenschutzvorgaben. Wie schaffen Sie also den Spagat zwischen Sicherheit und Datenschutz?
In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, um Videoüberwachung datenschutzkonform und vertrauenswürdig zu gestalten – von der Zweckbestimmung über transparente Hinweise bis zur sicheren Datenspeicherung.
Definieren Sie den Überwachungszweck: Warum wird gefilmt?
Bevor Sie die Kamera aufstellen, sollten Sie zunächst die Frage klären: Warum möchten Sie überhaupt überwachen? Ist es, um Diebstähle zu verhindern, Unfälle zu dokumentieren oder den Zugang zu sensiblen Bereichen zu kontrollieren? Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)muss der Zweck der Überwachung konkret und nachvollziehbar sein. Je klarer der Überwachungszweck, desto weniger Spielraum gibt es für Missverständnisse – auch im Falle einer Prüfung durch die Datenschutzbehörde. Definieren Sie also den Zweck Ihrer Überwachung klar und halten Sie diesen schriftlich fest.
Beschränken Sie den Überwachungsbereich: Filmen Sie nur das Nötige
Nicht alles, was technisch machbar ist, ist auch erlaubt. Kameras dürfen nur das erfassen, was für den Überwachungszweck relevant ist. Eine Kamera im Empfangsbereich eines Büros ist meist erlaubt – der Pausenraum oder gar die sanitären Einrichtungen jedoch nicht. Diese dürfen niemals überwacht werden, denn hier würde die Privatsphäre unverhältnismäßig eingeschränkt. Beschränken Sie Ihre Kameras daher auf die wirklich notwendigen Bereiche und minimieren Sie die erfassten Daten. Ein gezielter Überwachungsbereich schützt nicht nur die Betroffenen, sondern minimiert auch Ihren Dokumentationsaufwand.
Informieren Sie transparent: Sorgen Sie für klare Hinweise zur Videoüberwachung
Für jede Person, die in den Überwachungsbereich einer Kamera tritt, muss klar ersichtlich sein, dass gefilmt wird. Die DSGVO verlangt daher deutliche Hinweise auf Videoüberwachung: Hinweisschilder sollten im Sichtbereich der Kamera angebracht und gut lesbar sein. Der Einsatz von Piktogrammen kann in diesem Zusammenhang zur visuellen Kenntlichmachung der Videoüberwachung beitragen. Die Beschilderungen sollten darüber hinaus auch den Zweck der Überwachung, die Speicherdauer, den Verantwortlichen der Datenverarbeitung und Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten beinhalten.
Achten Sie auf Speicherfristen: Nur so lange wie nötig speichern
„Was nicht benötigt wird, muss weg.“ Dieser Grundsatz gilt besonders für die Aufbewahrung von Videoaufnahmen. Die DSGVO schreibt vor, dass Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den Überwachungszweck erforderlich ist. In den meisten Fällen genügt eine Speicherdauer von 48 bis 72 Stunden – länger dürfen die Aufnahmen nur dann aufbewahrt werden, wenn konkrete Gründe bestehen, etwa eine laufende Ermittlung. Regelmäßiges Löschen der Daten ist entscheidend, um das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren. Legen Sie daher eine feste Speicherfrist fest und löschen Sie die Daten konsequent nach Ablauf.
Halten Sie alles schriftlich fest: Dokumentation der Videoüberwachung
Eine lückenlose Dokumentation ist ein grundlegender Schritt zur datenschutzkonformen Videoüberwachung. Das Festhalten aller relevanten Informationen – von der Zweckbestimmung und den überwachten Bereichen bis hin zu Speicherdauer, Zugriffsrechten und Schutzmaßnahmen – ist nicht nur gesetzlich gefordert, sondern zeigt auch Ihre Ernsthaftigkeit im Umgang mit dem Datenschutz. Eine sorgfältige Dokumentation ermöglicht es Ihnen, im Falle von Anfragen oder Prüfungen durch die Datenschutzbehörden klar und nachvollziehbar zu belegen, dass Sie verantwortungsvoll mit personenbezogenen Daten umgehen.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Datenschutz geht alle an
Selbst die fortschrittlichste Technik zur Videoüberwachung ist nutzlos, wenn Ihr Personal nicht ausreichend sensibilisiert ist. Gezielte Schulungen vermitteln nicht nur gesetzliche Grundlagen und die Vorgaben der DSGVO, sondern schaffen auch ein Bewusstsein dafür, wie wichtig der Schutz der Persönlichkeitsrechte von Betroffenen ist. Mitarbeiter sollten genau wissen, welche Aufnahmen gespeichert werden, wie sie verarbeitet und geschützt werden und welche Konsequenzen ein unsachgemäßer Umgang haben kann. Mit Hilfe von regelmäßigen Schulungen und Auffrischungen sorgen Sie dafür, dass der Datenschutz im Arbeitsalltag zur Selbstverständlichkeit wird.
Autor: Markus Vatter, Head of Compliance, 12.12.2024
