Checkliste berufliche Umfragen

Grundregeln zur Erstellung einer Umfrage

Wenn man einen Vortrag hält, möchte man vielleicht die Stimmung mit einer digitalen Umfragen auflockern oder Vorgesetzte durch ihre Mitarbeiter bewerten lassen… Anlässe für eine Umfrage gibt es viele.

1. Jede Umfrage verarbeitet personenbezogene Daten, deshalb ist immer der Datenschutz zu beachten.

Wenn Sie eine Umfrage digital veranstalten, verarbeiten Sie mindestens die IP-Adresse, ohne die man nicht kommunizieren kann. Wenn eine Umfrage Freitextfelder enthält, kann man mit steigender Textlänge und Originalität immer besser auf den Urheber schließen.

2. Checkliste

a) Datenschutzerklärung – Transparenz

Gibt es bereits eine Datenschutzerklärung, die transparent Rechtsgrundlage, Zweck, Mittel und Speicherfristen abdeckt oder muss diese ergänzt werden?

b) Rechtsgrundlagen

Wenn Sie innerbetrieblich eine Umfrage veranstalten, können Sie sich häufig auf die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO berufen. Dazu müssen Sie aber die gegenläufigen Interessen sorgfältig ermitteln und abwägen (siehe Verhältnismäßigkeitsprüfung).

Leichter scheint es da, die Kollegen um eine Einwilligung zu bitten. Dabei ist aber die Freiwilligkeit nach § 7 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG ein Problem, die bei Mitarbeitern aufgrund ihrer Abhängigkeit grundsätzlich bestritten wird. Freiwilligkeit wird angenommen, wenn der Mitarbeiter selbst mehr Vor- als Nachteile oder wenigstens gleichgelagerte Interessen wie der Arbeitgeber hat.

Wenn ein Mitarbeiter, ohne negative Folgen befürchten zu müssen, nur pseudonym* zu einem Stimmungsbild beiträgt oder Verbesserungsvorschläge abgeben darf, was beides auch seiner Arbeit zugute kommt, darf die Freiwilligkeit in der Regel angenommen werden. Wenn er aber Vorgesetzte bewerten soll, bringt ihm das keine objektiven Vorteilen, sondern kann sogar negative Folgen für ihn haben. Die Freiwilligkeit ist dabei eher unwahrscheinlich. Wenn Umfragen zur Bewertung anderer zum Betriebsklima gehören sollen, sollte man sie bereits bei Begründung des Arbeitsverhältnisses im Arbeitsvertrag festlegen (siehe dazu auch das ähnliche Thema Fotoerlaubnis).

Bitte beachten Sie: Wenn Ihre Rechtsgrundlage nicht stimmt und Sie Mitarbeiter rechtswidrig „nötigen“ eine Umfrage mitzumachen, dürfen diese Lügen. Sie erhalten nur Datenmüll.

c) Zweck

Der Zweck der Datenverarbeitung muss sowohl kurz in einer Einwilligungserklärung also auch ausführlich in der Datenschutzerklärung kommuniziert werden.

d) Geeignete Mittel

Jedes Mittel hat Vor- und Nachteile und diese müssen gegeneinander abgewogen werden. Wird eine Umfrage handschriftlich ausgefüllt, kann man möglicherweise Personen an ihrer Schrift identifizieren. Man muss darauf achten, dass beim Ausfüllen jeder unbeobachtet bleiben kann.

Wollen Sie eine Umfrage digital veranstalten, müssen Sie zuerst Ihren Vorgesetzten oder Datenschutzbeauftragten fragen, ob der Betrieb mit dem vorgesehen Umfrage-Dienst zum Schutz der Privatsphäre einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen hat. Die meisten unserer Kunden verwenden Microsoft 365. Wenn die Umfrage nicht anonym sein soll, kann so in der Regel Microsoft Forms genutzt werden. Für schnelle anonyme Umfragen hat sich beispielsweise Lamapoll bewährt, da man die Tarife monatlich ändern kann. Im Tarif „free“ kann man Umfragen mit 50 Personen gratis veranstalten.

Eine Umfrage, bei der die Mitarbeiter nicht ehrlich sind oder nur zum geringen Teil mitmachen, ist weniger geeignet. Daher bietet sich eine anonyme Erhebung an, wenn man eine höhere Beteiligung und mehr Details möchte.

e) Erforderliche Mittel – Transparenz

Sie dürfen nur die Mittel verwenden, die den vereinbarten Zweck mit der geringstmöglichen Beeinträchtigung der Betroffenen verwirklichen. Dazu gehört insbesondere, dass Sie nur das fragen, was nötig ist. Kästchen oder Optionsfelder zum Ankreuzen sind in der Regel das Mittel der Wahl.

Wenn es für die Umfrage nicht nötig ist, die Daten einer Person zuzuordnen, dürfen Sie die Umfrage nur anonym veranstalten. Wenn eine Umfrage anonym sein soll, dürfen Sie nicht zu viele und nicht zu konkrete Fragen zur Einordnung der Teilnehmer, etwa zu Geschlecht, Alter oder Position im Betrieb stellen. Wenn Sie etwa nur drei Mitarbeiter über 60 haben, dürfen sie nicht fragen: „Sind Sie a) unter 20, b) zwischen 20 und 60, c) über 60?“

Sollte es unvermeidbar sein, Freitextfelder zu verwenden, sollten Sie am Anfang der Umfrage oder vor dem ersten oder allen Freitextfeldern sowie in der Datenschutzerklärung deutlich darauf hinweisen, dass Freitextfelder z.B. über Rechtschreibfehler, Wortschatz oder Kontext, ungewollt mehr Informationen preisgeben können, als man möchte und so die Anonymität beseitigen können.

Zur Wahl der Mittel gehört auch, dass die Auswertung der Umfrage auf wenige, vorher transparent kommunizierte Personen beschränkt wird, insbesondere, falls die Umfrage wegen Freitextfeldern nicht hundertprozentig anonym ist.

f) Speicherfrist

Wenn der Zweck der Datenerhebung beendet ist, müssen die Daten gelöscht werden.

g) Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat

Wenn der Datenschutzbeauftragte den Prozess noch nicht begleitet hat, sollte man ihm spätestens vor Beginn der Umfrage Zeit zur Begutachtung geben. Sollte es eine Mitarbeitervertretung geben, darf diese nicht vergessen werden.

* Pseudonym ist, wenn jemandem ein Pseudonym (ein erfundener Name, ein Aktenzeichen, …) statt seines Namens zugeordnet wird. Nur Schlüsselinhaber (klassisch: Der Verleger und der Autor), wissen, welche reale Person zu diesem Pseudonym gehört. Für alle anderen ist er „praktisch anonym“, solange der Schlüssel ausreichend geschützt ist.

Weiterführend

• Dr. Datenschutz: Datenschutz bei Online-Umfragen

• Haufe: Datenschutz und Mitbestimmung bei Mitarbeiterbefragungen

• Dr. Datenschutz: SurveyMonkey vs. LamaPoll – Was ist bei Online-Umfragen zu beachten?

Autor: Thomas Hofmann, Data Privacy Consultant, 26.05.2024